１．目的

岐阜県立看護大学同窓会（以下「本会」という）が保有する会員の個人情報の適切な取り扱いが行われることを目的とする。

本方針は、在学生には卒業時に説明し、理解を得る。既卒者については、HP上での公開、総会等での説明などの手段で、適宜本方針の周知に努める。

 

２．個人情報の定義

個人情報とは、個人に関する情報であり、特定の個人を識別できるものを指す。本方針では、本会データベースの内容である以下を指す。

・学籍番号

・卒業年度

・氏名（卒業時、現在）

・卒業研究選択領域

・勤務先

・住所（現住所、帰省先）

・電話番号（自宅、携帯電話）

・メールアドレス（パソコン、携帯電話）

 

３．個人情報の収集

個人情報は正確かつ最新の状態で管理されるように、変更があった際には速やかに申し出てもらうと共に、適宜情報収集を行う。収集は、以下の方法で行う。

・本会から会員へ直接連絡する。

・会員、家族から間接的に連絡してもらう。

・会員から本会に連絡をもらう。

 

４．個人情報の利用目的

本会会則に定める目的と事業の業務範囲内とする。

・本会、岐阜県立看護大学（以下「本学」という）等の刊行物の発送

・本会、本学等が主催する行事の案内

・本会会費の徴収に関わる事務

・その他、本会会則に定める目的を達成するために適当と認められる事業

 

５．個人情報の提供

以下の場合を除き、原則として、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に本会の保有する個人情報を提供しない。

・警察や裁判所等の公的機関から、法律に基づく手続において照会を受けた場合

・同窓会の権利や財産等を保護するため、必要と認められる場合

・人命・身体・財産等に対する緊急の必要性がある場合

 

６．個人情報の管理

本会は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つように務める。また、滅失・き損・漏洩等の無いように適切な管理を行う。

・媒体（紙、電子記録媒体）で保管する場合：施錠可能な場所に保管し、鍵の責任者を特定する。

・情報システム内で保管する場合：特定された利用者のみがアクセスできるよう、識別情報（ID、パスワード等）を設定する。

・不要となった媒体（紙、電子記録媒体）は、破壊や切断等の使用不可能な処置をして破棄する。

また、個人情報取扱い責任者を置き、本会役員、会員に対しても個人情報の適切な収集、利用、提供、管理の徹底を図る。なお、本方針については必要が生じた場合、予告なく見直し、改善を行う場合がある。